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十分な事前準備がプレゼンテーションに自信を与え、緊張をなくす

市場で求められるエンジニアになるためのスキルアップ手法

(2015/11/17)

プレゼンテーションには『自信』が大事。自信を持つためには、十分すぎるほど準備を。

プレゼンテーションの時に緊張してうまく話せない、声が震える、手が震える、頭の中が真っ白になる、といった悩みをよく聞きます。これに対して、「経験です。場数を踏むことで緊張しなくなります。」という答えは、間違ってはいませんが 初めてのプレゼンテーションに挑もうとしている方には余り参考になりません。

私はもともと書くことには自信がありましたが、話すことは余り得意ではなく、プレゼンテーションでは大変緊張したものでした。
そんな時に、先輩のコンサルタントから言われたことで印象に残っているのが、

「自信です、自信を持つこと。それが重要です。自信をもてば緊張なんかしなくなります。そして、自信を持つためには、十分すぎるほど準備することです」

という言葉です。

初めてのプレゼンテーションに挑み、緊張して失敗しないかと心配している技術者の方には、 「設計図を描き上げる時と同じくらいの万全な準備をしてプレゼンテーションに挑みましょう」とアドバイスしたいと思います。

プレゼンテーション前に必要な準備

では、具体的にはどのような準備をすればよいのでしょうか?
次のような7つの準備をすることをお勧めしたいと思います。

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1. 最初の話し出しの言葉を決めておく

プレゼンテーションを開始する時の言葉は決めておきましょう。最初でつまづくと、一気に全体が崩れる危険性があります。
例えば、「本日はプレゼンテーションのための貴重なお時間を頂戴しまして誠にありがとうございます。私は株式会社・・・の・・・と申します」
といった定型的なものでいいと思います。

2.プレゼンテーションの全体ストーリーを描き、覚えこむ

次に、プレゼンテーションの全体ストーリーを描き、その流れを覚えこむまで何度も読み込むようにしましょう。

例えば、
聴き手の課題の確認⇒プレゼンテーションの目的⇒提案するソリューションの概要⇒外部環境分析⇒内部環境分析⇒課題解決に向けてのロジック⇒提案のUSPの訴求
といった流れを決めて、その流れを覚えこみましょう。
また、プレゼンテーションの冒頭では、全体の流れを説明するようにするほうがいいと思います。

3.シンプルで分かりやすいプレゼンテーション資料を作成する

全体ストーリーに従って、シンプルで分かりやすいプレゼンテーション資料を作成しましょう。

ポイントは、

  • 各ページで伝えたいメッセージを明確にする
  • 文章は短く、なるべく箇条書きにする
  • 図表を効果的に使う

の3点になります。

まず、各ページで訴えたいメッセージを簡潔な文章で表現するようにしましょう。そのメッセージがプレゼンテーションの中心になります。また資料の文 章はできるだけ短く、簡潔にしましょう。余りに説明過剰な長い文章を資料に書き込むと、それを読んでいるだけのプレゼンテーションになってしまいます。
そして、文章では表現しにくいもの、分かりにくいものについては、図表を効果的に使いましょう。
例えば、複層的な構造を表現する場合や、時系列の流れを表す場合、定量的な数値の差異を示す場合等は、図表が効果的になります。
ただし、言葉で表現できるものまで図表にして、図表ばかりの資料にすることは避けましょう。

4.各ページで伝えたいメッセージの説明を短い文章でまとめておく

このようにしてプレゼンテーション資料を作成したら、各ページで訴えたいメッセージの説明だけは、文章にしてまとめておきましょう。
各ページのメッセージの説明だけを読んでいくと、全体のストーリーが明確に分かることが理想です。

5.テーマからテーマへのブリッジの言葉を決めておく

ページからページに、あるいはテーマからテーマに移る場合の「ブリッジ」になる言葉を決めておきましょう。

例えば、
「ここまでは顧客の視点で課題を検討しましたが、次は、競合の視点で課題を検討したいと思います」
などです。

6.基本ストーリーは暗記するまで繰り返し練習する

プレゼンテーション資料と、各ページのメッセージの説明、ページからページに移るときのブリッジに基づいて、内容を膨らませながら頭の中で何度もプレゼンテーションをしてみて、流れを覚えこむようにしましょう。

7.リハーサルで最終チェック

頭の中で話すのと、実際に声を出して話すのとでは違うものです。ストーリーを暗記できたら、最後に何人かを聴衆として、実際に声を出してプレゼンテーションのリハーサルをしてみましょう。実際に話すことで更に自信がつきます。 また、聴き手からの客観的な意見も参考になります。

この7つの準備を十分に行えば、自信をもって緊張することなくプレゼンテーションに挑むことができると思います。

私の経験では、このように事前準備を進めると、「不安」だったプレゼンテーションが、ある日、突然、「楽しく」、「待ち遠しく」感じるようになります。 その時が、準備が十分に整った時だと思います。

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コラムニストのご紹介

髙橋秀綱氏<br>(戦略コンサルタント)

髙橋秀綱氏
(戦略コンサルタント)

市場で輝くクリエイティヴなエンジニアになるためのノウハウを学ぶ!

富士通グループのシンクタンクである富士通総研で、マーケティング戦略や新規事業戦略プランニングの分野を中心に多数のプロジェクトに参加すると同時に、社内教育のカリキュラム策定や研修講師を務める。
2011年に独立後も、大手IT企業の社員教育、様々な業種における業界調査、戦略策定のコンサルティングをおこなう。

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